Chile ha avanzado mucho en los últimos años en lo relacionado con la digitalización de sus procesos contables, específicamente en lo relacionado con la documentación contable. De acuerdo a la Ley 20.727 se establece que a partir del 1 de agosto del 2016 todas las pequeñas y medianas empresas (PyMES) en urbanos, con ingresos mayores a 2.400 UF (65 millones de CLP aproximadamente) y menores a 100.000 UF (mucho dinero) deben contar con facturación electrónica (hay excepciones), por lo que entender de qué se trata esta nueva modalidad de facturación, sus pros y contras y cómo te afecta, se hace esencial. En este artículo “A55-Facturación electrónica: qué es, cómo usarla y cómo optimizarlo” te contaremos en detalle qué es la facturación electrónica y cómo implementarla rápidamente.

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Qué es la Facturación Electrónica

De acuerdo a lo que indica el Servicio de Impuestos Internos (SII) en su sitio web: “El objetivo de este sistema es otorgarle validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. Esto permite obtener mejoras en los procesos de negocios de los contribuyentes, disminuir sustantivamente los costos del proceso de facturación y facilita el desarrollo del comercio electrónico en nuestro país, contribuyendo de esta manera a impulsar la agenda tecnológica y de modernización del País”. Este es un muy buen resumen de lo que consiste este nuevo sistema. Permitirá a cualquier empresa emitir y gestionar documentos contables electrónicos para facilitar a cualquier empresa cumplir los requisitos legales además de automatizar y modernizar el proceso contable.

Qué tipos o alternativas existen

Existen dos formas de hacer facturación electrónica:

1) Sistema gratuito del SII: Es fácil y simple de utilizar, pero debes cumplir los requisitos mínimos para poder utilizarlo. Sus funcionalidades básicas permiten emitir y recibir: Factura Electrónica, Nota de Crédito, Nota de Débito y Guía de Despacho. Además, podrás administrar estos documentos, enviar información de compra y venta al SII, entre otras funcionalidades.Debes elegir esta opción si:

  • Bajo volumen de documentos
  • No necesitas integración con servicios contables o CRM externos

2) Software externo de mercado: se refiere a utilizar algún software privado que ofrezcan empresas privadas (tal como ofrecemos acá en BES nuestro servicio propio de facturación electrónica). La diferencia está en permitir funcionalidades acordes a las necesidades de cada empresa y compatible con los sistemas que ya usas. Debes elegir esta opción si:

  • Alto volumen de documentación
  • Usas software de gestión contable o del tipo ERP que requiere una integración personalizada

Pasos a seguir para conseguir factura electrónica

Si vas a usar el sistema gratuito del SII:

  • Cumplir los requisitos estipulados acá . Puedes verificar que calificas acá
  • Inicio de actividades vigente
  • Ser contribuyente de primera categoría
  • Computador con internet y un explorador (Idealmente Internet Explorer, pero se indica que también funcionaría en otros. De acuerdo a experiencia personal, trata realizar este procedimiento desde un computador con Windows e Internet Explorer por lo menos durante el 2016)
  • Adquirir e Instalar el Certificado Digital: es la identificación única del usuario y el dispositivo a usar para la creación de documentos digitales. Este certificado lo puedes comprar desde proveedores autorizados, los cuales puedes encontrar acá.
  • Si el portal del SII te indica que debes verificar tus actividades, debes en el mismo portal solicitarla clickeando en Registro de Contribuyentes > Verificación de Actividad > Solicitar Verificación de Actividad. Dependiendo del resultado que se muestre en pantalla, la verificación está completa (y estás listo para facturar) o debes asistir a tu oficina del SII designada para llevar una factura de compra o cualquier otro documento que acredite tu actividad.
  • Estás listo para emitir documentos contables digitales, por ejemplo veamos el caso de una factura. Ingresa a tu sesión del SII y clickear en Emisión de documentos tributarios electrónicos DTE > Factura. Ingresa los datos, valídalos, firmar y enviar. Y así de rápido, ya has emitido tu primera factura.

Si vas a usar un sistema de facturación externo de mercado:

  • Contrata un servicio autorizado, acá los puedes ver
  • Cumplir los requisitos de inicio de actividades y calificar como contribuyente de primera categoría. Verifica que calificas acá
  • Similar a lo anterior, instalar el certificado digital
  • Revisar los pasos extra que debas concretar con el proveedor del servicio para una correcta integración
  • Ya estas listo!

Si bien puede ser un poco complicado, es un proceso que deberás realizar solo una vez. Si tienes preguntas o dudas sobre este tema, contáctanos!